Stand: 16. Juli 2026
Geltungsbereich: AnFlow-App für iOS (App Store) und Android (Google Play)
1. Anbieter der App und Kontakt
Anbieter der AnFlow-App ist:
AnFlow UG (haftungsbeschränkt)
Röderbergweg 225
60385 Frankfurt am Main
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Dr. med. Benjamin Friedrichson (alleinvertretungsberechtigt)
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main · Registernummer: HRB 142744
Kontakt in Datenschutzangelegenheiten:
E-Mail: datenschutz@anflow.de
Allgemeiner Kontakt: mail@anflow.de
2. Welche Daten werden in der App verarbeitet?
Die AnFlow-App ist eine Anwendung zur Dienst- und Einsatzplanung. Sie wird ausschließlich im Beschäftigungskontext genutzt: Sie erhalten Zugang zur App, weil Ihr Arbeitgeber (z.B. Krankenhaus, Klinik, MVZ) AnFlow als Planungssoftware einsetzt.
Bei der Nutzung der App werden die folgenden Daten verarbeitet:
Stamm- und Organisationsdaten, die Ihr Arbeitgeber über Sie hinterlegt:
- Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse, ggf. Personalnummer
- Abteilung/Klinik, Funktion, Beschäftigungsumfang
- Qualifikationen (z.B. Facharztbezeichnung, Zusatzqualifikationen), soweit für die Planung relevant
- Arbeitszeitmodell (Soll-Arbeitszeit, Vertragsart)
Planungsdaten, die im laufenden Betrieb entstehen:
- Dienstplandaten: geplante Schichten, Tausche, Bereitschaften
- Abwesenheiten: Urlaub, Fortbildung, Freizeitausgleich, Krankheit. Erfasst wird dabei ausschließlich die Abwesenheitskategorie (z.B. „krank” oder „Mutterschutz”), niemals eine Diagnose, ein Symptom oder ein medizinischer Befund. Abwesenheitsgründe sind nur für Nutzer mit den Rollen „Admin” oder „Planer” einsehbar; Kolleginnen und Kollegen sehen in geteilten Planansichten nur die Tatsache der Abwesenheit („Abwesend”). Diese Beschränkung wird technisch auf Datenbankebene erzwungen.
- Wünsche und Präferenzen: Wunschdienste, Sperrzeiten, Tauschangebote; außerdem aus einem privaten Kalendereintrag abgeleitete Wünsche, wenn Sie einen Eintrag ausdrücklich als Grundlage für einen Wunsch verwenden — gespeichert werden nur die von Ihnen bestätigten Wunschdaten, nicht der private Kalendereintrag selbst
- Hilferufdaten: Zeitpunkt des Hilferufs, Name, aktuelle dienstplanbezogene Zuteilung (Bereich/Unterbereich) sowie — nur wenn Sie dies im Einzelfall aktiv auswählen — einmalige GPS-Koordinaten mit Genauigkeitswert
Konto- und Gerätedaten:
- Authentifizierungsdaten: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash (kein Klartext), Session-Token
- App-Einstellungen: Sprache, Benachrichtigungspräferenzen, Anzeige- und Kalenderpräferenzen
- Push-Notification-Tokens (APNs für iOS, FCM für Android) und Zuordnungsdaten des Zustelldienstes zur gerätebezogenen Zustellung von Benachrichtigungen
Technische Daten zu Stabilität, Sicherheit und Produktverbesserung:
- Fehler- und Absturzberichte (Crash-Reports) ohne personenbezogene Dienstplaninhalte
- Sicherheits- und Zugriffsprotokolle sowie Sitzungsmetadaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Gerätetyp) zum Schutz vor Missbrauch
- technische Nutzungsereignisse (z.B. App-Start, Login, Aufruf von Planungsansichten) ohne Werbe-Identifier, ohne Tracking über andere Apps oder Websites hinweg und ohne Dienstplaninhalte, Kalenderinhalte oder Freitexte
Lokale private Kalenderdaten: Wenn Sie den Kalenderzugriff aktivieren, zeigt die App Kalender und Kalendereinträge Ihres Endgeräts lokal an, damit Sie private Termine bei der Wunschplanung berücksichtigen können. Diese privaten Kalenderdaten verbleiben auf Ihrem Gerät; sie werden nicht an AnFlow-Server übertragen und sind weder für AnFlow noch für Ihren Arbeitgeber einsehbar (Näheres in Ziffer 6).
Nicht verarbeitet werden: Patientendaten, Diagnosen oder medizinische Befunde; Werbe- oder Tracking-Identifier (IDFA/AAID werden nicht ausgelesen); dauerhafte Standortverfolgung (GPS-Daten nur einmalig beim Hilferuf, wenn Sie dies aktiv auswählen); Kamera-, Foto-, Mikrofon-, Kontakt-, SMS- oder Anruflistenzugriff.
3. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Für die in Ziffer 2 beschriebenen Daten gilt folgende Abgrenzung:
3.1 Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher — AnFlow als Auftragsverarbeiter
Für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten — das sind die in Ziffer 2 genannten Stamm- und Organisationsdaten, Planungsdaten (einschließlich Abwesenheiten, Wünschen und Hilferufdaten) sowie Konto- und Gerätedaten — ist Ihr Arbeitgeber datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Er entscheidet, ob AnFlow eingesetzt wird, welche Funktionen aktiviert werden, welche Datenkategorien verarbeitet werden und wie lange diese aufbewahrt werden.
Die AnFlow UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO) ausschließlich auf dokumentierte Weisung Ihres Arbeitgebers und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
3.2 AnFlow als Verantwortlicher
Ausschließlich für die in Ziffer 2 beschriebenen technischen Daten zu Stabilität, Sicherheit und Produktverbesserung (Fehler- und Absturzberichte, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle, Sitzungsmetadaten, technische Nutzungsereignisse) ist die AnFlow UG (haftungsbeschränkt) selbst Verantwortlicher, weil sie diese Daten zu eigenen Zwecken — der Sicherheit, Stabilität und Weiterentwicklung der App — verarbeitet. Die vollständigen Datenschutzinformationen hierzu finden Sie in Ziffer 5.
4. Datenverarbeitung im Auftrag Ihres Arbeitgebers
Für die Beschäftigtendaten nach Ziffer 3.1 legt Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung fest. AnFlow verarbeitet diese Daten ausschließlich im Rahmen des Auftragsverarbeitungsverhältnisses zur Bereitstellung der Dienst- und Einsatzplanung und verwendet sie nicht für eigene Zwecke.
Für weitere Informationen zu dieser Datenverarbeitung — insbesondere zu Zwecken, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer — wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen. Auch Ihre Betroffenenrechte (etwa Auskunft, Berichtigung, Löschung) üben Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber aus. Sofern Sie sich mit einem solchen Anliegen an AnFlow wenden (datenschutz@anflow.de), leiten wir es an Ihren Arbeitgeber weiter bzw. unterstützen ihn bei der Beantwortung.
Löschung Ihres Benutzerkontos: In den App-Einstellungen können Sie über den Menüpunkt „Konto löschen anfragen” die Löschung Ihres Benutzerkontos beantragen. Über den Antrag entscheidet Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher; die Löschung erfolgt innerhalb des vereinbarten Löschzyklus (maximal 30 Tage), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder laufende arbeitsrechtliche Vorgänge entgegenstehen. Eine Bestätigung der Löschung erhalten Sie an die in Ihrem Profil hinterlegte E-Mail-Adresse.
Soweit AnFlow zur Erbringung des Dienstes weitere Dienstleister einsetzt (insbesondere für Cloud-Hosting mit Serverstandort in Deutschland bzw. der EU, Push-Zustelldienste und den Versand transaktionaler E-Mails), geschieht dies auf Grundlage von Verträgen, die vergleichbare Datenschutzgarantien sicherstellen; bei einer Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR bestehen geeignete Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework). Die vollständige, verbindliche Liste der eingesetzten Dienstleister erhält Ihr Arbeitgeber im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Die in der App enthaltene Planungsunterstützung („FlowEngine”) erstellt ausschließlich Dienstplan-Vorschläge. Die Freigabe und Veröffentlichung eines Dienstplans erfolgt stets durch eine Person bei Ihrem Arbeitgeber.
5. Datenverarbeitung durch AnFlow als Verantwortlicher
Für die folgenden Datenverarbeitungen ist die AnFlow UG (haftungsbeschränkt), Röderbergweg 225, 60385 Frankfurt am Main (Kontakt: datenschutz@anflow.de) Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
5.1 Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
| Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Fehler- und Absturzberichte (Crash-Reports) | Erkennen und Beheben von Fehlern, Sicherstellung der Stabilität der App | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen, stabilen App) | 30 Tage, danach automatische Löschung |
| Sicherheits- und Zugriffsprotokolle, Sitzungsmetadaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Gerätetyp) | Gewährleistung der Informationssicherheit, Schutz vor Missbrauch, Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Systeme) | bis zu 12 Monate |
| Technische Nutzungsereignisse (App-Analyse) | Erkennen von Nutzungsschwerpunkten, Stabilitätsproblemen und Verbesserungsbedarf der App | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzbaren, stabilen und bedarfsgerecht weiterentwickelten App) | nur solange für die Produktanalyse erforderlich |
Die App-Analyse erfolgt ohne Cookies, ohne Werbe-Identifier und ohne Tracking über andere Apps oder Websites hinweg.
5.2 Empfänger
AnFlow setzt für diese Verarbeitungen technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: einen Hosting-Anbieter mit Serverstandort in Deutschland (selbst gehostetes Fehler- und Absturzmonitoring) sowie einen europäischen Anbieter für die cookielose Nutzungsanalyse mit Hosting in Deutschland. Eine Übermittlung dieser Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
5.3 Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen dieser Verarbeitungen findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
5.4 Ihre Rechte
Hinsichtlich der Daten, die AnFlow als Verantwortlicher verarbeitet, haben Sie gegenüber AnFlow das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen Verarbeitungen einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt sind (Art. 21 DSGVO).
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@anflow.de. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO); für AnFlow zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.
6. Speicherung und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät
Die App speichert Informationen auf Ihrem Endgerät und liest dort gespeicherte Informationen aus. Hierfür gelten die Vorgaben des § 25 TDDDG. Wir unterscheiden zwischen technisch unbedingt erforderlichen Vorgängen (Ziffer 6.1) und optionalen Vorgängen, die nur nach Ihrer Einwilligung bzw. aktiven Freigabe erfolgen (Ziffer 6.2). Diese Informationen werden Ihnen bei erstmaliger Nutzung der App über einen Link auf dem Anmelde-Screen bereitgestellt und sind dauerhaft in der App abrufbar (Einstellungen → Rechtliches → Datenschutz).
6.1 Technisch unbedingt erforderliche Speicherungen und Zugriffe
Die folgenden Informationen speichert bzw. liest die App auf Ihrem Endgerät, weil dies unbedingt erforderlich ist, um die von Ihnen gewünschten App-Funktionen bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Es handelt sich abschließend um:
| Information | Zweck |
|---|---|
| Session-Token und Authentifizierungsstatus | Angemeldet bleiben; sichere Synchronisation mit dem Server |
| Offline- und Anzeige-Cache (zuletzt geladene Planungsdaten, Ansichten, Filter, Darstellungsoptionen) | Nutzbarkeit der App offline und bei schlechter Verbindung; schnellere Anzeige |
| Offline-Warteschlange für Wünsche | Zwischenspeicherung von Ihnen erstellter Wünsche bei fehlender Verbindung bis zur Synchronisation; Löschung nach erfolgreicher Übertragung |
| App-Einstellungen und Kalenderpräferenzen (Sprache, ausgewählte Kalender, Anzeige- und Export-Einstellungen) | Erhalt der von Ihnen gewählten Einstellungen |
| Hinweis- und Onboarding-Status | Vermeidung wiederholter Anzeige bereits bestätigter Hinweise |
Diese lokal gespeicherten Daten verbleiben auf Ihrem Gerät, bis sie überschrieben, durch Logout bzw. Löschen des Zwischenspeichers in den App-Einstellungen entfernt oder durch Deinstallation der App gelöscht werden.
6.2 Optionale, einwilligungsbedürftige Speicherungen und Zugriffe
Die folgenden Zugriffe auf Ihr Endgerät erfolgen erst, nachdem Sie sie aktiv freigegeben haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG); die Freigabe wird innerhalb der App bzw. über den Berechtigungsdialog Ihres Betriebssystems eingeholt. Ohne Freigabe steht Ihnen die jeweilige Funktion nicht zur Verfügung; die übrige App bleibt uneingeschränkt nutzbar. Sie können jede Freigabe jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
| Zugriff | Zweck | Widerruf |
|---|---|---|
| Push-Benachrichtigungen (Speicherung eines gerätebezogenen Push-Tokens) | Zustellung von Benachrichtigungen zu Schichtänderungen, Freigaben und Terminen | System-Einstellungen → Benachrichtigungen; zusätzlich in den App-Einstellungen deaktivierbar |
| Kalenderzugriff — Lesen | Anzeige Ihrer privaten Kalendertermine innerhalb der App zur Wunschplanung; die Kalenderinhalte verbleiben auf dem Gerät und werden nicht an Server übertragen | System-Einstellungen → Kalender-Berechtigung; Kalender-Overlay in der App deaktivierbar |
| Kalenderzugriff — Schreiben (Export) | Export Ihrer Schichten in den lokalen Gerätekalender | System-Einstellungen → Kalender-Berechtigung; Export-Funktion in der App deaktivierbar |
| Standort (GPS) | Einmalige Übermittlung Ihrer GPS-Koordinaten beim Hilferuf, nur wenn Sie dies im Bestätigungsdialog im Einzelfall aktiv auswählen; der Hilferuf funktioniert auch ohne Standortübermittlung | Im Bestätigungsdialog nicht auswählen; Standort-Berechtigung in den System-Einstellungen widerrufbar |
Soweit im Rahmen dieser Zugriffe personenbezogene Daten an AnFlow-Server übertragen werden (z.B. der Push-Token oder die beim Hilferuf übermittelten GPS-Koordinaten), gelten hierfür die Ziffern 3 und 4; private Kalenderinhalte werden nicht übertragen.
7. Datenverarbeitung durch Apple und Google
Der Bezug und die Installation der App über den Apple App Store bzw. den Google Play Store unterliegen den Datenschutzerklärungen von Apple Inc. bzw. Google LLC. Diese Unternehmen verarbeiten Daten wie Apple-ID bzw. Google-Konto, Installationszeitpunkt und Geräteinformationen in eigener Verantwortung; dasselbe gilt für die Push-Infrastruktur der Betriebssysteme (APNs/FCM). AnFlow hat hierauf keinen Einfluss.
8. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Funktionen der App, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://anflow.de/datenschutz-app abrufbar und in der App verlinkt (Einstellungen → Rechtliches → Datenschutz).
Stand dieser Fassung: 16. Juli 2026